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Mario Raúl Pérez, Servicios de Capacitación Profesional.

La importancia de la Contabilidad Electrónica

La digitalización ha llevado un desarrollo donde las empresas, los profesionales independientes, los proveedores de servicios y tecnología, incluso la propia autoridad, han ido definiendo paso a paso un modelo de adopción y operación.

El término “Contabilidad Electrónica” debe entenderse como un concepto fiscal. La Contabilidad Electrónica se refiere a la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos (preferentemente utilizando un software empresarial) e ingresar de forma mensual esta información contable a través de la página web del SAT.

Quienes están obligados, tienen que enviar mensualmente sus Balanzas de comprobación y solo una vez el Catálogo de cuentas con el código agrupador determinados por el SAT. En caso de ser requeridos por la autoridad, se deben enviar pólizas, auxiliares de cuentas y folios. Todo en formato XML.

La CE es básicamente tener los registros en un programa de Contabilidad que permita incluir dentro de su catálogo de cuentas al código agrupador del SAT, que además pueda emitir balanzas, estados financieros y pólizas en archivos XML para que puedan ser leídos por sus sistemas y puedan realizar revisiones electrónicas.

Los XML de la Contabilidad Electrónica que se deberán entregar de acuerdo a la regla I.2.8.1.6 conforme al anexo 24 son:

  • XML Catálogo de cuentas
  • XML Balanza de Comprobación
  • XML Pólizas
  • XML Auxiliar de Folios
  • XML Auxiliar de Cuentas

CATALOGO DE CUENTAS

Utilizado en el período y se le agregará un campo con el código agrupado de cuentas del SAT

BALANZA DE COMPROBACIÓN

Incluye:

  • Saldos Iniciales
  • Movimientos del Período

De todas las cuentas de activo, pasivo, capital resultados y cuentas de orden.

La Balanza de cierre del ejercicio deberá incluir los ajustes que para efectos fiscales se registren.

La Balanza de comprobación, se enviará al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel.

INFORMACIÓN DE PÓLIZAS

Deberán incluir a nivel detalle (registros contables) la relación con el folio fiscal que soporte la operación.

Esta asociación permitirá identificar la forma de pago, o distintas contribuciones, tasa y cuotas.

AUXILIAR DE FOLIOS

Cuando no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables.

El contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.

AUXILIAR DE CUENTAS

Los auxiliares de la cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel deberán permitir la identificación de cada operación, acto o actividad.

Esto implica que los contribuyentes deben tener una adecuada Contabilidad para poder enviar al SAT su catálogo de cuentas, incluyendo un código agrupador (CA), publicado también por la autoridad, y en forma mensual su balanza. Además, a solicitud del SAT, sus pólizas y papeles de trabajo en archivos XML, para que los sistemas puedan leerlos.